آشنایی با نظام آراستگی 5S در محیط کار

نظام آراستگی 5S یکی از نقاط گمشده در محیط های کسب و کار است که کمتر مورد توجه مدیران و صاحبان کسب وکار قرار می گیرد و بیشترین هزینه را برای آنها در پی دارد، اتلاف ها یا سوء مصرف ها در منابع موجودکسب وکار و همچنین از دست رفتن زمان و تولید ضایعات از جمله نتایج فقدان وجود نظام آراستگی 5S می باشد. 

در این مقاله شما با تکنیک بسیار کاربردی نظام آراستگی 5S در محیط کار برای به حداقل رساندن اتلاف منابع و کاهش زمان های از دست رفته و نیز خطا های نیروی انسانی در محیط کار آشنا می شوید.

5s چیست؟

به بیان ساده یک روش نظام یافته از گام های عملیاتی مشخص می باشد
برای  ساماندهی و آراستگی محیط کار با استفاده از استاندارد ها و مقررات تعریف شده
به منظور حفظ نظم و انظباط در محیط برای انجام صحیح کارها

4 مزیت کلیدی اجرای نظام آراستگی 5S در محیط کار

ایجاد فرهنگ نظم و انظباط و ارتقای روحیه کارکنان

با اجرای صحیح این اصول به محیط کاری پاکیزه و جذاب خواهیم رسید که می توانید منجر به شادابی و افزایش روحیه کارکنان شود.

افزایش ایمنی در محیط کار

یکی دیگر از مهمترین مزایای اجرای این نظام کاهش حوادث ناشی از شلوغی محیط کار و همچنین برخورد با اجسام می باشد که به واسطه ایجاد محیطی مرتب و پاکیزه حاصل می گردد.

بهبود کیفیت در محصولات و ارائه خدمات

اجرای صحیح موجب کاهش ضایعات، دوباره کاری ها و خطا های نیروی انسانی در ارائه محصولات و خدمات به مشتریان می گردد

افزایش بهره وری در استفاده از منابع و زمان

پیاده سازی این سیستم موجب شناسایی اقلام، ایجاد نظم و ترتیب و پاکیزگی محیطی می گردد و در نتیجه زمان جستجو کاهش می یابد، توقفات ماشین آلات و تجهیزات به علت عدم بررسی آنها در زمان های مشخص کاهش خواهد یافت و همچنین موجب حذف اتلاف ها در جستجوها می گردد،

5 اصل مهم نظام آراستگی 5S

• اصل اول-پاکسازی

در این اصل ما به دنبال شناسایی و دسته بندی اقلام در محیط کار خود می باشیم و آنها را در دو گروه ضروری و غیر ضروری دسته بندی و شناسایی خواهیم کرد به طوریکه پس از انجام کامل این مرحله با یک نگاه باید بتوانیم اشیا و اقلام ضروری و غیر ضروری را از هم تشخیص دهیم.

میتوانید برای اقلام ضروری و غیر ضروری تعریفی مشخص داشته باشید برای مثال از زمان استفاده می توانید به عنوان فاکتوری مهم برای دسته بندی استفاده کنید. پس از دسته بندی و شناسایی، اقدام به حذف و یا تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری می کنیم.

نکته مهم دیگر در این مرحله شناسایی علل بوجود آمدن آلودگی ها است که باید اقداماتی را در جهت حذف آنها انجام داد. و در آخر نیز برای اقلام ضروری باید استانداردی برای الویت بندی در نظر گرفت و آنها را در محل کار مطابق آن مدیریت کرد.

• اصل دوم- مرتب سازی

خب پس از مرحله پاکسازی که شامل شناسایی، تعیین تکلیف و اولویت بندی اقلام ضروری و غیر ضروری بود. در این مرحله اقدام به مرتب سازی اقلام می کنیم به نحوی که هر چیزی در جای مخصوص خود قرار داده شود و به راحتی به آن دسترسی داشته باشیم. در واقع در این مرحله برای هر کالا، فایل، اشیا، ماشین و یا ابزاری باید محلی در نظر بگیریم و اقلام را در جای خود قرار دهیم

• اصل سوم- پاکیزه گی

این مرحله همان قسمتی است که غالبا مردم عادی  از آن به عنوان نظام آراستگی 5S یاد می کنند که همان پاکیزگی می باشد. در این گام مهم ما می بایست در سطوح مختلف اقدام به نظافت و پاکیزگی کنیم که می توان بر اساس نوع محیط کار در سه سطح کلان، میانی و ریز مقیاس تقسیم نمود که سطح کلان شامل کل محیط، سطح میانی شامل بخش های مختلف و سطح ریزمقیاس شامل ایستگاه ها و یا میزهای کاری شود.

• اصل چهارم – استاندارد سازی

پس از انجام 3 اصل اول برای تکرار این اصول و توانایی بهبود آنها در انجام و استقرار اصول در تمام کسب وکار باید مراحل قبل را کامل مستند و استاندارد نمود. در واقع استاندارد سازی وضعیتی است که با استفاده از تکرار 3 مرحله قبل به دست می آید. یکی از راه های استاندارد سازی استفاده از مدیریت دیداری می باشد. برای آشنایی بیشتر با مدیریت دیداری می توانید مقاله اصول مدیریت دیداری را مطالعه کنید

• اصل پنجم- حفظ و نگه داشت

خب پس از استاندارد سازی به مهمترین قسمت در موفقیت پیاده سازی اصول نظام آراستگی می رسیم که بحث حفظ و نگه داشت این سیستم است. راههای مختلفی برای حفظ و نگه داشت وجود دارد اما مهمترین آنها به ترتیب الویت موارد زیر می باشد:

فرهنگ سازی: با استفاده از بنرها ی فرهنگی در سطح سازمان و تهیه زیر ساخت های مناسب و همچنین سیستم های انگیزشی میتوانید به مرور زمان فرهنگ اجرای 5S را در سازمان خود ایجاد کنید.

آموزش: یکی دیگر از مهمترین راه های حفظ و نگه داشت نظام آراستگی برگزاری دوره های آموزشی مرتبط در محیط کار می باشد.

ممیزی یا ارزیابی: ممیزی نظام آراستگی در واقع شما را قادر خواهد ساخت که روند بهبود در پیاده سازی و اجرای نظام آراستگی را در سازمان خود مورد ارزیابی قرار دهید و اقدامات لازم را برای بهبود و توسعه انجام دهید.

4 مانع مهم در پیاده سازی نظام آراستگی 5S در محیط کار

• عدم آموزش کافی پرسنل

تنها راه تغییر رویکرد پرسنل به انجام صحیح کارها و ایجاد فرهنگ 5S آموزش و تمرین و تکرار استاندارد ها می باشد و بدون آموزش نمی توان انتظار پیاده سازی صحیحی را داشت.

• انتظار حل تمام مشکلات با اجرای نظام آراستگی

این تکنیک فقط در حیطه اهداف خود قادر به تسریع در امور و ایجاد بهبود دارد و نگاه حل کلیه کمبود ها و مشکلات با 5S منجر به شکست این سیستم خواهد شد.

• انتظار پیاده سازی بدون زحمت و نتایج آنی

پیاده سازی بدون زحمت امکان پذیر نمی باشد و سیستم خود به خود اجرا نخواهد شد و نیازمند زحمت تمام افراد دارد.

• عدم حمایت مدیران برای اجرا

تا زمانی که مدیریت هر کسب و کار حمایت کلامی و عملی خود را از اجرای 5S نداشته باشد نمی توان این سیستم را در کسب وکاری پیاده سازی کرد.

اگر به دنبال پیاده سازی این نظام قدرتمند در جهت کاهش اتلاف ها و خطرات و همچنین افزایش بهره وری در محیط کار خود هستید می توانید دوره آموزشی پیاده سازی نظام آراستگی 5S را تهیه و این تکنیک را گام به گام پیاده کنید.

نتیجه گیری: به طور خلاصه در این مقاله، نظام آراستگی 5S در محیط کار را تعریف کردیم و هر کدام از اجزای آن را شرح دادیم و شما را با مزایا و موانع اجرای نظام آراستگی آشنا کردیم. با توجه به موارد ذکر شده به نظر می رسد اجرای نظام آراستگی آسان است. در واقع نکاتی که باید به آن توجه ویژه کنید این است که اولا،  5S خودبه خود اجرا نخواهد شد و دوم اینکه حفظ و نگه داشت سیستم 5S در سازمان بسیار مهمتر از اجرای آن برای 1 بار است.